sunnuntai 29. joulukuuta 2013

4. Ensimmäinen ratkaisuyritys

Sihteeri ohjaa Marjan Esan huoneeseen. Mies istuu työpöytänsä takana ja kirjoittaa läppärillään. Hän vinkkaa Marjan peremmälle ja antaa nyökkäämällä ymmärtää, että viimeistelee jonkin asian koneellaan. Marja istuutuu pöydän toiselle puolelle. Esa vaihtaa asentoa, kirjoittaa, miettii hetken ja kirjoittaa sitten taas. Muutaman minuutin päästä hän painaa liioitellun dramaattisesti jotain nappia ja kääntyy Marjaan päin.

– Sori, että kesti. Sähköposteja, sähköposteja...
Esa ja Marja kättelevät ja istahtavat työpöydän molemmin puolin.
– Mukavaa, että saatiin tapaaminen sovittua jo näin pian.
– Joo, meillä on tosiaan nää nykyiset haasteet olleet aika vahvasti tapetilla. Kahvia?
– Mikä ettei.

Esa nousee ja vinkkaa Marjan mukaansa käytävään.
– Haetaan tosta keittiöstä. Tässä on siis meidän valtakunta. Tässä käytävällä istuu lähestulkoon koko meidän johto ja hallintoa ja myynti-ihmisiä, mutta eihän ne oo kovin usein paikalla. Tossa pihan toisella puolella on sitten meidän Suomen tuotanto ja tuotekehitys, Esa näyttää keittiön ikkunasta parkkipaikan toisella puolella olevaa rakennusta.

Kuvan lähde

Hän kaataa kahteen kuppiin kahvia ja tarjoaa lisukkeita. Esa ja Marja palaavat työhuoneeseen.
– No sulla on jonkinlainen käsitys mun ajattelusta sen mun seminaariesityksen takia, sanoo Marja. – Voisitko sä vähän avata mulle, mitkä on teidän yrityksen polttavimmat muutostarpeet.
– Monta juttua on käynnissä. Niin kuin jo kuulit, meillä on monenlaisia toimijoita, eikä kaikki tunnu pelaavan aina samaan pussiin. Niin kuin tämä uusi IT-yksikkö, josta mainitsin. Toisaalta tieto ei kulje ja toisaalta sähköpostiin ja palavereihin tuntuu katoavan kaikki työpäivät. Tärkein strateginen kehityskohde olis meidän myyntiprosessien muuttaminen asiakaslähtöisemmiksi. Sä voit kuvitella, mitä vääntöä siihen liittyy, Esa sanoo ja heilauttaa päätään epäuskon merkiksi. – Samaan aikaan pitäisi saada tää softaintegraatio loppuun.

Esa miettii hetken ja jatkaa.
– Meidän pitäis saada meidän tuotteet vastaamaan erilaisten asiakkaiden tarpeita. Kilpailu on tosi kovaa ja ala kehittyy huimasti.
– Joo-o, kuulostaa haasteelliselta ja tutulta, Marja sanoo ja virnistää. – Ymmärsinkö mä oikein, että teidän pitäisi saada parannettua yhteistyötä toisaalta teidän firman sisällä ja toisaalta myynnin ja asiakkaiden välillä?
– Just näin, mutta jo nyt tuntuu, ettei kenelläkään ole aikaa mihinkään ylimääräiseen.

Esan puhelin soi. Hän katsoo Marjaa ilmeellä, joka kertoo, että tätä mä juuri tarkoitin. Esa vastaa, antaa muutaman lyhyen kommentin soittajalle ja lopettaa puhelun. Hän laittaa puhelimen äänettömälle.
– Sori.
Marja laskee kahvikupin pöydälle ja hymyilee.
– Mun mielestä teillä on siinä mielessä hyvä tilanne, että teillä on jo olemassa jokin suunta ja te olette jo tunnistaneet monta toiminnan ongelmakohtaa. Mitä jos leikitään hetki, että nää ongelmat olisi jo ratkenneet. Mitä olis muuttunut ja missä se näkyisi?
– Oho, haastava kysymys, vastaa Esa ja jää hetkeksi miettimään ennen kuin jatkaa.
– Lyhyesti sanottuna muutos näkyisi myynnissä. Myyntijohtaja ja kehityspäällikkö olisivat tyytyväisiä, kun molempien joukot ymmärtäisivät toisiaan. Sitten toisaalta meillä osattaisiin kuunnella asiakkaita, ymmärtää niiden tarpeita. Kai koko hommassa on kyse viestinnästä... siitä että kaikki tietää missä mennään.
– No mistä sun mielestä pitäis aloittaa?
– Kai se olis tää sisäinen viestintä... Tieto pitäis saada kulkemaan, mutta jotenkin fiksusti. Mä en halua enää yhtään uutta järjestelmää, jonka käyttö pitäis opetella ja jossa pitäis käydä koko ajan.
– Niin, sä mainitsit aiemmin sähköpostit ja palaverit... Voiskohan niille tehdä jotain?
– No tätä Johanna, meidän viestintäpäällikkö ehdottelee. Meidän pitäis kuulemma kokeilla jotain sisäistä keskustelusysteemiä, mutta mistä siihen saadaan aika?
– Joo, näitä erilaisia palveluita on monenlaisia. Suurin hyöty sellaisissa on kai se, että kaikki näkevät kaikkien keskustelut. Sähköposteissa ja palavereissa tieto tuppaa jäämään vain osallistuneiden väliseksi tiedoksi ja pahimmassa tapauksessa samasta asiasta joudutaan keskustelemaan moneen kertaan: joudutaan käyttämään moninkertainen työmäärää yksinkertaiseen asiaan. Sellaisissa yrityksissä, missä tällaisten palveluiden käyttöönotto on onnistunut, kommunikaatio on nopeutunut ja tehostunut. Sisäinen sähköposti on vähentynyt dramaattisesti ja palaverienkin tarve on vähentynyt. Ihmiset voi auttaa toisiaan nopeasti, eikä jokaista yksinkertaista asiaa tarvitse kysyä johdolta.
– Ok, Esa sanoo ja sulkee silmänsä. Hän ajattelee ankarasti. – Ehkä me voitais jotain tuollaista kokeilla...
– Luuletko, onko sillä teidän IT-porukalla jokin tällainen systeemi käytössä? Eikö niistä osa tehnyt hommia ulkomailta käsin?
– Hetki, Esa sanoo, nappaa puhelimen ja soittaa. – No, Esa tässä. Mikäs se IT:n käyttämä viestintähärpäke nyt olikaan? Se, mistä sä puhuit... se keskusteluvehje... Oota. Ai, miten se kirjotetaan?
Esa kirjoittaa palvelun nimen paperille ja näyttää sitä Marjalle. Marja nyökkää.
– Kiitti sulle Johanna. Palataan.
Esa sulkee puhelimen.

– Toi on aika suosittu tällä hetkellä, sanoo Marja ja nyökkää Esan kädessään pitämän paperin suuntaan.
– Ok, ehkä mä voisin antaa luvan kokeilla tätä yleisemminkin.
– On varmasti järkevää testata ensin kevyesti ja kerätä kokemuksia. Voisi olla hyvä saada se teidän IT-porukka kertomaan muille, miten ne tota käyttää. Samalla mä kyllä mietin, kuinka paljon yhden verkkopalvelun käyttäminen muuttaa teidän toiminnan rakenteita. Saadaanko tällä riittävä muutos aikaan? Mitä mä olen sulta tänään kuullut, kertoo siitä, että todellinen muutoksen kohde ei ole pelkät välineet vaan niiden taustalla vaikuttava toimintakulttuuri ja ehkä jopa teidän yrityksen organisoitumisrakenne. Onko tarpeellista, että teillä on niin vahvasti rajatut tiimit?
– Musta ei kannata haukata liian isoa kakkua. Liian isot riskit ja liian vähän vakuuksia siitä, että se vaikuttais meidän myyntiin. Toisaalta, jos jollain tällaisella vempeleellä saadaan edes vähän sähköpostitulvaa vähennettyä, mä oon enemmän kuin tyytyväinen.
– No, tällaisessa pilotissakin kannattaisi pohtia, kuinka kokeilusta luodaan innostava ja kuinka erilaiset ihmiset saadaan motivoitua osallistumaan. Luuletko, että te tarvitsisitte tässä apua? Voitaisiin ehkä samalla sitten jalostaa noiden suurempien päämäärien tavoittelua.
Esa miettii hetken.
– Mä luulen, että me yritetään tätä ihan itse. Johanna saa hoitaa tän. Olkoon sitten suhun yhteydessä, jos tarvetta ilmenee, Esa sanoo ja katsoo kelloaan. – Mun pitäis itse asiassa lähteä vähän etuajassa seuraavaan palaveriin. Oli oikein kiinnostava tuokio. Ehkä me taas törmätään jossain.
Esa nousee tuolista, kättelee Marjan kanssa ja ohjaa Marjan ulos huoneestaan. Esa lähtee kävelemään rivakasti hisseille päin. Marja käy palauttamassa kahvikuppinsa keittiöön.

Myöhemmin iltapäivällä Esa kirjoittaa lyhyen sähköpostin Johannalle:

Terve Johanna,

Nähtiin sen konsultin kanssa niistä some-kuvioista... jos nyt jotain siitä ymmärsin, niin sillä olis tarjolla jotain vaihtoehtoja parantamaan tätä meidän sisäistä viestintää. Sun pitäs nyt selvittää seuraavaks oikein kunnolla, mitä vaihtoehtoja sillä on tarjolla... ja miten ne tekisivät tätä meidän juttua paremmaks. Kokeillaan vaikka sitä IT-veikkojen käyttämää systeemiä, jos me voitais ottaa se jotenkin fiksusti käyttöön yleisemminkin...


Että tällästä tällä kertaa,
Esa





Esalla on pitkä ja monipuolinen työkokemus esimiestehtävissä niin myynnissä kuin tuotekehityksessä. Hänen on oppinut työskentelemään kokousten ja tapaamisten avulla. Joskus riittävät lyhyet palaverit ja joskus tarvitaan jopa päivän tai kahden mittaisia seminaareja. Toisinaan seminaarit on järjestetty oman yrityksen henkilöstön kesken, joskus mukaan on pyydetty ulkopuolisia sparraajia.

Vaikka erilaiset kokoukset ja palaverit täyttävät Esan työpäivän, kaikista tärkeimmät työvälineet ovat puhelin ja sähköposti. Niiden avulla Esa yrittää johtaa, ohjata ja pysyä yrityksen toiminnassa mukana. Aamulla työmatkalla Esa ehtii jo puhumaan muutaman työpuhelun. Työkaverit tietävätkin, että koska Esan saa huonosti kiinni myöhemmin päivällä, kannattaa soittaa heti aamusta. Esa käyttää älypuhelintaan puheluiden soittamiseen ja sähköpostien lukemiseen ja lähettämiseen. Älypuhelimessa on toki enemmänkin sovelluksia, mutta Esalla ei ole ollut aikaa perehtyä niihin.

Silloin, kun Esa menee konttorille hän laittaa kannettavan telakka-asemaan ja käynnistää tietokoneen. Varsinainen työpäivä käynnistyy sähköpostiohjelman avaamisesta. Sähköposti on työhön liittyvien tehtävien muistutusympäristö. Vaikka Esa ei sitä itselleen myönnäkään, sähköpostien valtava määrä hivelee hänen egoaan. Hän kokee itsensä tarpeelliseksi, vaikka sähköposteja kasautuu ja työmäärät ovat välillä valtavia.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Hei

Olet tervetullut kommentoimaan blogejamme. Kommentointitekstit julkaistaan tsekkauksen jälkeen. Ahkerin ja monipuolisesti eri näkökulmista parvityöskentelyä ja sen johtamista kommentoiva tulee saamaan mukavan yllätyslahjan parvitarinan julkaisemisen edetessä.

Viihtyisiä lukuhetkiä blogimme parissa.

T. Janne, Juhana & Katri